Inspectierapporten

By on

Introductie

Het maken van inspectierapporten is een vak apart. Bij LogicInspect begrijpen we dat maar al te goed. Een inspectierapport moet volledig zijn, consistent en de aanbevelingen moeten de basis zijn voor structurele verbeteringen of het inkoopproces ondersteunen. Inspectierapporten die u met behulp van de LogicInspect-software maakt zijn betrouwbaar gedocumenteerd bewijsmateriaal, volledig en juist. U wilt geen vuistdikke rapporten. Het doel is kwaliteit niet kwantiteit. Goede inspectierapporten zijn niet alleen noodzakelijk voor documentatie, maar vooral om precies te begrijpen wat er gedaan moet worden. Uiteindelijk draait het om de follow up van het rapport. Het primaire doel is dus documenteren en de resultaten te communiceren.

Wat is een LogicInspect-inspectierapport?

Een inspectierapport gemaakt met LogicInspect is een afzonderlijk document met daarin een overzicht van alle relevante details die gewenst zijn. Het onderzoeksresultaat verschaft informatie die het de lezer mogelijk maakt de status van de geïnspecteerde zaken te beoordelen. De ten tijde van de inspectie gemaakte smartphone-foto’s en -video’s worden opgenomen om de stand van zaken van objecten visueel vast te stellen. Foto’s maken onderdeel uit van het bewijsmateriaal. LogicInspect legt daarmee ook de juridische staat vast. In een bepaald tijdbestek is het aantal objecten in de daarvoor bestemde opslagruimte ten behoeve van een reparatie bijvoorbeeld niet conform afspraken ook daadwerkelijk gerepareerd. De conclusie kan bijvoorbeeld zijn dat de faciliteit over een maand weer met LogicInspect gecontroleerd wordt.

De kwaliteit van het inspectierapport

Het management kan in het inspectierapport een planning opnemen, zo kunnen in een bepaald tijdbestek corrigerende maatregelen worden ingepland. Zeker als de te nemen maatregelen onder regelgeving vallen is het LogicInspect-rapport een document waarmee kan worden aangetoond dat op een bepaald moment de corrigerende maatregelen zijn voltooid. Dienstverleners op de werkvloer, inspecteurs, kunnen ook eigen aantekeningen toevoegen en dus buiten de zogenaamde vragenlijsten om opmerkingen plaatsen. De algehele kwaliteit van het inspectierapport hangt af van hoe de opstellers hun bevindingen communiceren. Het rapport moet objectief zijn, niet oordelend, onpartijdig, emotieloos, nauwkeurig en betrouwbaar. Vermijd overdrijvingen, zeg in duidelijke taal precies wat er bedoeld wordt, met daarbij foto’s en video’s als getuige.

Conclusies

Elk LogicInspect-inspectierapport eindigt met conclusies en adviezen, gebaseerd op de verzamelde feiten. De kwaliteit van een inspectierapport zit hem in dit staartje. Het is uw organisatie te doen om een duidelijke interpretatie van de feiten, zo nauwkeurig en objectief als mogelijk. Eenvoudig schriftelijk communiceren is een kunst apart, met name niet als de materie complex is. De lezers van inspectierapporten zijn gebaat bij een optimale balans tussen weglating van niet essentiële zaken en het relevante  feitenrelaas. Ook de snelheid waarmee het rapport gepresenteerd kan worden kan een kwaliteit op zichzelf zijn; LogicInspect levert data realtime. Het gezond verstand bepaalt vervolgens welke wie-wat-waarom en hoe-vragen in het rapport effectief beantwoord moeten worden. In elke rapport kunnen details worden opgenomen over onder andere de follow-up, eventuele her-inspectie, blijvende monitoring, noodmaatregelen of bijvoorbeeld naleving van wet- en regelgeving.